Бизнес без автоматизации — путь в никуда. Сейчас даже в небольших компаниях процессы автоматизируются, например, с помощью CRM, BI или чат-ботов. Но несмотря на это, многие ИТ-проекты не показывают ту эффективность, на которую руководители рассчитывали при старте. Что с этим делать? Оценивать заранее целесообразность инвестиций. Чаще всего это считают с помощью показателя возврата инвестиций — ROI.
ROI — это ключевой показатель для бизнеса, который помогает руководителям понять, насколько эффективны инвестиции в новые технологии. Ведь внедрение ИТ-решений — это не только технологические новшества, но и о реальное влияние на бизнес-процессы, прибыль и конкурентоспособность бизнеса. В сегодняшней статье мы подробно изучим этот процесс и поймем, как его применять в своем бизнесе.
Table of Сontents
За счет чего окупается автоматизация в бизнесе
Автоматизация мерчандайзинга значительно повышает эффективность и прозрачность процессов. Благодаря ей один сотрудник может быстрее проверять выкладку товаров и посещать большее количество торговых точек. Кроме этого, ИТ-решения снижают количество ошибок в отчетах, повышая их точность и достоверность.
В целом, автоматизация бизнеса решает три основные задачи:
- Экономия времени и сокращение затрат. Автоматизация помогает ускорить процессы и выполнять большее количество задач за те же или даже меньшие денежные ресурсы. Например, раньше мерчандайзер тратил на составление отчетности в торговой точке почти час, с ИТ-решением у него на это уходит всего 18 минут. Это на 70% быстрее.
- Масштабирование. Этот пункт вытекает из предыдущего. С автоматизированными процессами можно расширять бизнес не нанимая новых сотрудников.
- Понимание реальной ситуации. Автоматизация помогает собирать данные на каждом этапе процесса, по каждому сотруднику, SKU или в других необходимых разрезах. Такая подробная аналитика дает возможность маркетологам анализировать выкладку, продаваемость отдельных брендов или категорий товаров, избегать отсутствия товаров на полках, а также избыток на складах. .
Стоит помнить, что польза от автоматизации измеряется не только в деньгах. Она предоставляет и «мягкие» преимущества, которые сложно измерить цифрами, например, улучшение имиджа компании или улучшение условий труда сотрудников. Такие преимущества сложно оценить, но и игнорировать их нельзя.
Из чего состоят затраты на автоматизацию и как посчитать ROI
Автоматизация процессов требует инвестиций, а также увеличивает затраты по отдельным статьям, например, вырастут расходы на поддержку ИТ-инфраструктуры компании. Поэтому перед внедрением ИТ-решения руководители оценивают, окупится ли оно в будущем.
Одним из показателей такой оценки является ROI.
ROI — это показатель долгосрочной эффективности проекта. Он отвечает на вопрос, сколько прибыли принес компании каждый доллар инвестиций. ROI рассчитывается на основе прибыли от инвестиций и затрат на проект. Главная метрика — разница между ростом прибыли и начальными инвестициями. Пример: если система увеличила продажи, сократила расходы на персонал и уменьшила потери, суммарную выгоду сравнивают с затратами на автоматизацию.
Для начала разберемся, из чего состоят затраты на автоматизацию. Чаще всего они выглядят так:
- стоимость программного обеспечения (лицензии или подписки по модели SaaS),
- стоимость оборудования, если оно требуется,
- интеграция нового решения в текущую ИТ-инфраструктуру компании,
- расходы на обучение персонала,
- поддержка решения.
Нужно учитывать и изменение структуры затрат компании: какие статьи расходов увеличатся, какие уменьшатся и на сколько.
Следующим шагом нужно определить, по каким критериям будем оценивать эффективность внедрения. Например, если цель проекта — сократить затраты на проверку выкладки SKU в торговых точках, нужно сделать следующее:
- Разбить процесс проверки выкладки на отдельные этапы и определить их показатели и стоимость:
- Средняя месячная заработная плата одного сотрудника, который занимается мерчандайзингом,
- Количество проверок выкладки товаров или посещений магазинов, которые один сотрудник выполняет в течение года,
- Процент времени, который сотрудник тратит на проверку выкладки товаров из общего рабочего времени,
- Среднее время, которое сотрудник тратит на проверку одной выкладки,
- Количество сотрудников, занимающихся проверкой выкладки товаров,
- Процент сокращения времени на проверку выкладки благодаря внедрению автоматизации (обычно это может быть более 50%).
- Определить риски и минусы текущего процесса, которые будут устранены при автоматизации, например:
- сокращение количества ошибок в отчетах,
- низкий процент соблюдения планограмм,
- неактуальность данных.
Эти данные станут основой для расчетов ROI. Такой подход помогает сосредоточиться на наиболее важных аспектах автоматизации и точнее оценить ее экономическую эффективность.
Формула расчета простая: из общей выручки вычитаются общие затраты, а затем результат делится на эти затраты и умножается на 100 для получения процента рентабельности инвестиций. Так можно посчитать общий ROI для бизнеса.
Если говорить про ROI для проекта автоматизации, то необходимо из чистой выручки от внедрения вычесть затраты на ИТ-проект, а затем результат разделить на эти затраты и умножить на 100.
ROI = (прибыль — расходы) / расходы * 100%
Пример расчета ROI для проекта автоматизации:
Предположим, что компания планирует внедрить ИТ-решения для автоматизации мерчандайзинга.
- Затраты на автоматизацию составят 100,000 $: доработка и внедрение системы, интеграция с текущими приложениями компании, обучение персонала.
- Ежегодное снижение затрат: 80,000$. ИТ-решение сокращает время и расходы на ручное сравнение выкладки с планограммой.
- Увеличение продаж за счет оптимизации выкладки, уменьшения количества ситуаций out-of-stock и повышения эффективности мерчандайзинга: + 50,000$ в год.
- Срок окупаемости: 1 год.
Рассчитаем доход от автоматизации = 80,000$ + 50,000$ = 130,000$ в год.
Затраты на автоматизацию = 100,000$.
ROI = (130,000 — 100,000) / 100,000 * 100% = 30%
ROI в 30% означает, что компания не только вернула инвестиции, но и заработала 30% дополнительной прибыли.
Если учесть работу системы на второй год, то получим следующее:
- Затраты на второй год составим только поддержка: 20,000$ в год
- Доход от автоматизации остается прежним — 130,000$ в год
ROI = (130,000 — 20,000) / 20,000 * 100% = 550%
Теперь компания получает значительную прибыль в последующие годы.
По итогам двух лет ROI составит 116%: затраты за два года — 120,000$, доход от автоматизации — 260,000$.
ROI = (260,000 — 120,000) / 120,000 * 100% = 116%
Таким образом, компания окупит инвестиции в автоматизацию бизнеса.
Оценивать ROI проекта нужно несколько раз в процессе его реализации. Первый расчет проводится на этапе предварительного анализа, используя опыт прошлых проектов и экспертные оценки. Второй расчет — после предпроектного обследования, которое описывает процессы компании и анализирует их для оптимизации. Третий расчет — после внедрения системы, когда можно увидеть реальные результаты, используя фактические данные или экспертные оценки там, где точные расчеты невозможны. После каждого этапа расчет ROI становится точнее и можно принять более взвешенное решение об автоматизации процесса.
ROI помогает оценить рентабельность вашего проекта
Подсчет выгоды от автоматизации мерчандайзинга помогает понять, стоит ли вкладывать деньги в новые технологии или лучше рассмотреть другое решение задачи. Важно учитывать не только снижение затрат, но и другие плюсы: наличие товаров на полках всегда контролируется, информация о продажах становится точнее, а сотрудники тратят меньше времени на рутину.
Регулярный расчет возврата инвестиций дает возможность оценить, работает ли система хорошо прямо сейчас, а также найти способы сделать её лучше. В итоге это помогает увеличить продажи и сделать покупателей довольнее.
